Lebenslauf und ATS: was das automatische Lesen wirklich erleichtert

Ein ATS (Applicant Tracking System) ist eine Software zur Verwaltung von Bewerbungen. Sie dient zunächst dazu, Dossiers entgegenzunehmen, zu speichern und zu ordnen, sie zwischen den beteiligten Personen weiterzureichen und den Verlauf festzuhalten.

Viele dieser Systeme lesen zusätzlich den Text der eingereichten Dokumente aus, um Felder zu füllen (Name, Erfahrung, Kompetenzen) und Suchen nach Stichwörtern zu ermöglichen. Die Qualität dieser Auswertung unterscheidet sich von Produkt zu Produkt erheblich.

Zwei Punkte werden meist verschwiegen. Erstens setzen nicht alle Arbeitgeber ein solches System ein: In der Schweiz erhalten viele KMU die Dossiers per E-Mail und lesen sie direkt. Zweitens bleibt die Entscheidung menschlich; eine Stichwortsuche hilft beim Sortieren, sie stellt niemanden ein.

Oft liest man, ein bestimmter Prozentsatz der Lebensläufe werde « automatisch vom ATS aussortiert ». Diese Zahlen kursieren ohne überprüfbare Quelle und weichen von Artikel zu Artikel voneinander ab. Wir nennen keine: Das Folgende stützt sich auf die dokumentierte Funktionsweise dieser Software, nicht auf unbelegte Statistiken.

Es geht nicht darum, « der Maschine zu gefallen », sondern zu verhindern, dass korrekte Angaben wegen der Formatierung unlesbar werden.

• Übliche Abschnittstitel: «Berufserfahrung», «Ausbildung», «Kompetenzen». Kreative Überschriften werden schlecht zugeordnet.
• Echter Text statt Bilder: Ein als Bild exportierter Lebenslauf oder Kontaktdaten in einem Logo werden schlecht erkannt.
• Wichtige Angaben im Textkörper, nicht in Kopf- oder Fusszeile, die manche Parser ignorieren.
• Ein einfaches Layout, vorzugsweise einspaltig: Mehrere Spalten werden mitunter in falscher Reihenfolge gelesen.
• Einheitliche, eindeutige Datumsangaben (zum Beispiel 03/2021 - 08/2024).
• Ein PDF mit markierbarem Text, sofern die Anzeige kein anderes Format verlangt.
• Gängige Schriften und keine Zierzeichen in Stellenbezeichnungen.

Ein einfacher Test: Öffnen Sie Ihr PDF, markieren Sie alles, kopieren Sie es und fügen Sie es in einen Texteditor ein. Was dabei herauskommt, ähnelt dem, was ein Parser erhält. Ist das Ergebnis leer, durcheinander oder unvollständig, liegt es an der Formatierung.

Den Wortlaut der Anzeige aufzugreifen ist sinnvoll, unter einer Bedingung: Es muss auf Sie zutreffen. Steht in der Anzeige « agiles Projektmanagement » und haben Sie mit Scrum gearbeitet, sind beide Formulierungen berechtigt, denn sie beschreiben dieselbe Sache.

Kompetenzen zu ergänzen, die Sie nicht haben, oder Stichwörter in weisser Schrift zu verstecken, fällt auf Sie zurück: Das Erste kommt im Gespräch heraus, das Zweite gilt bei Personalverantwortlichen, die es bemerken, als Täuschung.

• Schreiben Sie Abkürzungen mindestens einmal aus: «ERP (Enterprise Resource Planning)».
• Benennen Sie Werkzeuge präzise, in der Schreibweise der Anzeige, sofern diese korrekt ist.
• Verknüpfen Sie jede Kompetenz mit einer Station, in der sie zum Einsatz kam, statt mit einer isolierten Liste.

Ob ein ATS im Spiel ist oder nicht: Entschieden wird von Menschen. Eine Zeile, die ein überprüfbares Ergebnis beschreibt, wiegt schwerer als eine Aufzählung von Zuständigkeiten.

Aufgabenbeschreibung« Verantwortlich für den Kundensupport. »Ergebnis« Kundensupport für 400 Konten; Aufbau einer Antwortdatenbank, die die Zeit bis zur ersten Antwort von zwei Tagen auf vier Stunden senkte. »

Nennen Sie nur Zahlen, die Sie erklären können. Eine ehrliche Grössenordnung ist besser als eine erfundene Genauigkeit.

Keine Methode, kein Werkzeug und kein Anbieter kann einen « ATS-Score » garantieren. Die Gründe sind konkret:

• es gibt viele solcher Systeme, und sie verhalten sich unterschiedlich;
• jeder Arbeitgeber konfiguriert sie nach eigenen Kriterien;
• die meisten vergeben keine öffentliche Bewertung, und wer eine berechnet, teilt sie nicht mit;
• eine günstige Vorsortierung ersetzt nie die tatsächliche Passung zur Stelle.

Realistisch anstreben lässt sich ein Lebenslauf, der für Maschine und Mensch lesbar ist, Ihrem Werdegang entspricht und auf die Anforderungen der Anzeige ausgerichtet ist. Genau darauf baut TalentFlowCV: Das Werkzeug ordnet und formuliert ausgehend von Ihrem echten Lebenslauf, hebt jede Anpassung samt Begründung hervor und erfindet keine Erfahrung. Sie geben vor dem Versand frei, und kein Gespräch ist garantiert.

Zum schriftlichen Teil des Dossiers siehe unseren Leitfaden zum Bewerbungsschreiben in der Schweiz.